Para saber cómo se contabiliza un renting: cada cuota mensual va como gasto a la cuenta 621, Arrendamientos y cánones, y el IVA soportado, a la 472. Si es un renting de fotocopiadora, el criterio es el mismo que el de un coche siempre que el contrato sea operativo. Así, la cuota mensual del renting se lleva a gasto y el equipo no inmoviliza capital.
¿Qué es una fotocopiadora de renting?
Es una fotocopiadora contratada en modalidad de arrendamiento durante un plazo determinado, con una cuota mensual en lugar de una compra al contado. Las condiciones suelen ser parecidas de un contrato a otro, aunque el plazo, las copias incluidas y el mantenimiento cambian según la oferta.
Lo importante es identificar desde el principio si el contrato es arrendamiento operativo o financiero, porque de ello depende el registro contable. También conviene llevar el control de los gastos adicionales que puedan aparecer durante la vida del contrato, como el exceso de copias.
¿Qué tipo de arrendamiento es el de una fotocopiadora de renting?
Existen dos tipos de contrato para este tipo de bienes: el arrendamiento financiero, conocido como leasing, y el arrendamiento operativo. En el leasing se paga una cuota mensual y el objetivo final es comprar el bien por su valor residual al terminar el contrato.
En el renting también se paga una cuota mensual, pero es un contrato operativo que suele incluir los costes de mantenimiento. Al terminar no hay opción de compra en el contrato operativo, y para seguir con el equipo hay que renovar o cerrar un acuerdo nuevo. En las fotocopiadoras, el operativo es lo habitual porque resulta la opción más conveniente para quien arrienda.
¿Cómo se contabiliza el renting de una fotocopiadora?
Antes del asiento contable del renting hay que confirmar que el contrato es operativo, porque si no lo es, el registro cambia y puede afectar a las cuentas. Con un contrato operativo, la fotocopiadora incluye mantenimiento y servicio técnico, y puedes renovarla por otra si tus necesidades cambian. Ese detalle también aparece en el asiento, porque cada concepto que va en la cuota tiene su cuenta.
En el asiento intervienen varias cuentas. La cuota de renting se reparte entre arrendamiento, seguro, reparación y conservación, y el IVA. Además, aparecen las cuentas de acreedores y, si hay fianza, la de fianzas. Sin embargo, el criterio concreto depende de qué incluya tu contrato, así que conviene revisarlo con tu asesor antes de cerrar el ejercicio.
¿Qué cuentas se usan para contabilizar un renting?
- 621, Arrendamientos y cánones: la base imponible de la cuota mensual.
- 625, Seguros: la parte de la cuota que corresponde al seguro, si la cuota lo incluye.
- 622, Reparación y conservación: el mantenimiento incluido en la cuota.
- 472, Hacienda Pública, IVA soportado: el IVA de la factura, según el uso del bien.
- 410, Acreedores por prestación de servicios: la deuda pendiente con la empresa de renting.
Cuando la cuota incluye seguro y mantenimiento, conviene desglosarla en estas cuentas en lugar de llevarlo todo a la 621. Así el registro refleja cada concepto y es más fácil de revisar con tu asesor. Cuando pagas la cuota, la deuda de la 410 se cancela contra la 572, la cuenta bancaria.
¿Dónde anotar las copias adicionales?
Cuando la fotocopiadora imprime más copias de las incluidas en el contrato, ese consumo extra tiene un coste que hay que registrar. En la práctica se suele anotar junto al pago del renting, en la cuenta 621, porque forma parte del servicio contratado. A veces se lleva a la 629, Otros servicios, así que conviene confirmar el criterio con tu asesor.
Al revisar el asiento, separa el importe de las copias extra del de la cuota fija. Así identificas cuánto consume tu oficina y cuánto corresponde al contrato. Este control de las copias también sirve para decidir si la cuota o el plazo siguen encajando con tu actividad al renovar.
¿Cómo se contabiliza un renting de coche?
¿Cómo se contabiliza la fianza de un renting?
La fianza de un renting que se entrega al inicio no es un gasto. Es dinero que recuperarás al final, así que se registra en la cuenta 260, Fianzas a largo plazo, que es una cuenta de activo. Mientras dure el contrato, la fianza queda aparcada en esa cuenta y no afecta a la cuenta de pérdidas y ganancias.
Si el plazo supera un año, la 260 es la cuenta adecuada. Al terminar el acuerdo, la fianza se devuelve según lo pactado. Antes de firmar, conviene que tu asesor confirme el importe y las condiciones de devolución que figuran en el contrato, porque cada acuerdo puede fijarlas de forma distinta.
¿Qué pasa con el IVA al contabilizar un renting?
El IVA de la cuota se anota como IVA soportado en la cuenta 472, separado de la base imponible que va a la 621. Lo que finalmente se puede deducir depende del grado de afectación del bien a tu actividad económica, y no todos los usos son iguales.
En un uso mixto, por ejemplo cuando un coche también se usa a título particular, la deducción no siempre es completa. Por eso conviene documentar el uso del bien desde el principio y revisar el criterio con el asesor fiscal antes de registrar las primeras cuotas.
¿Qué cambia si el contrato tiene opción de compra?
Si el contrato es operativo, al terminar puedes devolver el coche, cambiarlo por otro o quedártelo, según lo que hayas acordado. Si además incluye una opción de compra, conviene revisar con el asesor si sigue siendo operativo, porque el registro contable cambia según la naturaleza del contrato.
Un contrato con opción de compra puede tener más rasgos de financiero que de operativo, y el asiento debe seguir ese criterio, no el del gasto mensual. Antes de contabilizarlo, pide a tu asesor que confirme la cuenta que corresponde. En Avanti Renting puedes plantear tus dudas sobre tu contrato a nuestro equipo.
